webIC GENEHMIGUNGSKREISE (Modul Genehmigungskreis)
Genehmigungskeis nach Sachbearbeitern
Ein Genehmigungskreis nach Sachbearbeitern legt fest, durch welchen Kreis von Sachbearbeitern eine Rechnung freizugeben ist, damit eine vorgegebene Aktion sie in die nächste Tätigkeit weiterleiten kann. Solange nicht alle Sachbearbeiter des Genehmigungskreises die Rechnung innerhalb ihrer Anmeldung persönlich genehmigt haben, verbleibt sie in der Tätigkeit.
Innerhalb des Genehmigungskreises trägt die Anwendung nach einer Teilgenehmigung automatisch den nächsten Sachbearbeiter, der noch nicht genehmigt hat, zur Bearbeitung als Sachbearbeiter ein. Davon abweichende Sachbearbeiter des Genehmigungskreises können ihre Teilgenehmigungen dennoch vornehmen. Hat ein Sachbearbeiter bereits genehmigt, trägt die Anwendung ihn nicht mehr als nächsten Genehmiger vor. Nachdem alle Sachbearbeiter ihre Teilgenehmigungen erteilt haben, leitet die Anwendung die Rechnung entsprechend ihrer Definition im Genehmigungskreis weiter.
Während des Genehmigungsprozesses können Sie die Sachbearbeiter im Genehmigungskreis ändern oder der Rechnung einen anderen Genehmigungskreis zuordnen. Ändern Sie den Genehmigungskreis einer Rechnung, verfallen alle bisherigen Genehmigungen.
Genehmigungskreis nach Gruppen
Ein Genehmigungskreis nach Gruppen legt fest, durch welche (Beleg-)Gruppen, vertreten durch einen beliebigen für die Gruppe autorisierten Sachbearbeiter, eine Rechnung freizugeben ist, damit sie in die nächste Tätigkeit weitergeleitet werden kann. Solange nicht alle Gruppen des Genehmigungskreises die Rechnung genehmigt haben, verbleibt sie in der Tätigkeit.
Nach einer Teilgenehmigung vermerkt die Anwendung in der Historie der Rechnung, welche Benutzer für welche Gruppen genehmigt haben. Den Benutzern dieser Gruppen zeigt sie die Rechnung nicht mehr zur Genehmigung an. Hat ein Benutzer das Bearbeitungsrecht für mehrere Gruppen innerhalb des Genehmigungskreises, fragt die Anwendung bei der Genehmigung ab, für welche Gruppe die Genehmigung gilt. Nachdem alle Gruppen ihre Teilgenehmigungen erteilt haben, leitet die Anwendung die Rechnung entsprechend ihrer Definition im Genehmigungskreis weiter.
Während des Genehmigungsprozesses können Sie die Sachbearbeiter im Genehmigungskreis ändern oder der Rechnung einen anderen Genehmigungskreis zuordnen. Ändern Sie den Genehmigungskreis einer Rechnung außerhalb der Genehmigungstätigkeit, verfallen alle bisherigen Genehmigungen.
Bestandteile des Genehmigungskreises
Der Genehmigungskreis enthält Zuordnungen zu
- einem oder mehreren Mandanten
- in der Regel mehreren Sachbearbeitern oder mehreren Gruppen
- einem Workflow
- einer Tätigkeit und einer Aktion innerhalb dieser Tätigkeit im Workflow
- einer Aktion, die nach Abschluss aller Genehmigungen automatisch ausgeführt wird
Ein Genehmigungskreis ist ausschließlich innerhalb dieser Zuordnungen gültig.
Zeigt eine Übersicht aller angelegten Genehmigungskreise.
Suchbegriff - Genehmigungskreis - Suche nach einem Genehmigungskreis
Nach der Eingabe eines Suchbegriffs im Suchfenster sucht die Anwendung parallel zur Eingabe nach gleichlautenden Einträgen im Namen des Genehmigungskreises.
Sie können auch nach Teilbegriffen suchen.
Parallel zur Eingabe blendet die Anwendung die Suchergebnisse in einer Auswahlliste unterhalb des Suchfeldes ein.
Eine leere Eingabe mit Bestätigung im Suchfeld zeigt alle Genehmigungskreise an.
Nach Auswahl eines Genehmigungskreises wechselt die Ansicht auf die Detaildaten des Genehmigungskreises.
Tabelleninhalte Genehmigungskreise
Die Anwendung zeigt die Daten eines Genehmigungskreises in drei voneinander abhängigen Tabellen an. Sie können den Spalteninhalt, die Reihenfolge und die Sortierung der Tabelle über die Standardfunktionen des webIC zur Tabellenbearbeitung definieren.
Tabelleninhalt Übersicht Genehmigungskreise (webIC-Standard)
Name
Name des Genehmigungskreises
Workflow
Name des Workflows, in dem der Genehmigungskreis angewendet wird
Tätgigkeit
Name der Tätigkeit innerhalb des Workflows, in der der Genehmigungskreis angewendet wird
Nach der Auswahl des Workflows bietet die Anwendung ausschließlich Tätigkeiten zur Auswahl an, in deren Aktionen die PreFunktion
"Rechnung genehmigen" eingetragen ist
Typ
des Genehmigungskreises - Sachbearbeiter oder Gruppe
ID (optionales Feld)
ID des Genehmigungskreises in der webIC-Datenbank
Tabelleninhalte Mandanten- und Sachbearbeiterzuordnung
Nach dem Markieren eines Genehmigungskreises zeigt die Anwendung seine Mandanten- und Sachbearbeiter-/Gruppenzuordnungen an. Die Anzahl der zugeordneten Mandanten, Sachbearbeiter und Gruppen zeigt sie jeweils am Tabellenfuß an.
Tabelleninhalt Mandanten (-zuordnung)
MD-Nr.
Nummer des Mandanten
Bezeichnung
Bezeichnung des Mandanten
Tabelleninhalt Sachbearbeiter (-zuordnung)
Nachname
Name des Sachbearbeiters
Vorname
Vorname des Sachbearbeiters
Tabelleninhalt Gruppen (-zuordnung)
Name
der Gruppe
Mandanten
Gültigkeitsbereich der Gruppe in Bezug auf Mandanten (-Nummern)
Schaltflächen | Erläuterung |
Neuen Genehmigungskreis anlegen | Legt einen neuen Genehmigungskreis an. |
Schließen | Schließt den Dialog Genehmigungskreise. |
Genehmigungskreis als Vorlage verwenden | Nach dem Markieren eines bestehenden Genehmigungskreises können Sie ihn als Vorlage für einen neuen Genehmigungskreis verwenden. |
Löschen | Löscht den zuvor markierten Genehmigungskreis. |