Rechnung an die nächste Tätigkeit übergeben

Widget aktuelle Tätigkeit: (Tätigkeit im Workflow (Workflowname))

Das Widget zeigt die Tätigkeit an, in der Sie sich befinden.

Sachbearbeiter

Hier weisen Sie der Rechnung einen Sachbearbeiter zu.
In der Sachbearbeiterzuweisung der Rechnungssicht schlägt das webIC nur die Sachbearbeiter zur Auswahl und Übernahme vor, die über die folgenden Bearbeitungsrechte verfügen:
1. Bearbeitungsrecht zum ausgewählten Mandant und
2. Bearbeitungsrecht zur ausgewählten Gruppe und
3. Der zuweisende Benutzer darf den Sachbearbeiter auswählen (Benutzer Sachbearbeiter Zuweisung).
Zusätzlich zeigt das webIC zur Information den Sachbearbeiter an, der der Rechnung aktuell zugewiesen ist. Das gilt auch, wenn er nicht über die zuvor beschriebenen Bearbeitungsrechte verfügt.

Wählen Sie einen Sachbearbeiter aus der Liste aus oder geben Sie einen Teilbegriff des Namens ein, um die Anzeige auf die zutreffenden Sachbearbeiter zu beschränken.

Als Vorgabe

Mit der Schaltfläche [Als Vorgabe] setzen Sie den zugeordneten Sachbearbeiter als Default für den Mandanten / Lieferanten.
Nach Auswahl des Lieferanten trägt das webIC den Default-Sachbearbeiter in das Feld 'Sachbearbeiter' ein. Im Einzelfall können Sie einen abweichenden Sachbearbeiter auswählen. Befindet sich bereits ein Sachbearbeiter in der Rechnung, überschreibt das webIC diesen Sachbearbeiter NICHT mit dem Default-Sachbearbeiter.
Sie können die Schaltfläche über die Konfigurationsdatei des webIC (webic.conf) mit dem Schalter "config.ui.showDefSupplierUserButton" ausschalten. Das webIC wertet bereits vorhandene Default Zuordnungen der Sachbearbeiter zum Lieferanten dann nicht mehr aus. Im Standard ist die Schaltfläche aktiv.

In der Auswahlliste navigieren Sie mit den Pfeiltasten und dem Mausrad.

Das webIC validiert die Sachbearbeiter Zuweisung bei [Speichern & Schließen] und bei [Weiter].
Ist beim zugewiesenen Sachbearbeiter die 'Sachbearbeiter E-Mail' aktiviert, erhält er eine Benachrichtigung an die in seinen Stammdaten angegebene E-Mail Adresse. Das webIC versendet die Mail zeitverzögert entsprechend des Eintrags im Feld 'job.mail.assigned.cron.expresion' der webIC-Konfigurationsdatei (webIC.conf). Die Mail umfasst alle seit der letzten Benachrichtigung neu zugewiesenen Rechnungen. Im Standard versendet das webIC die Sachbearbeiter E-Mails jeweils um 10 Min. nach jeder vollen Stunde in der Zeit von 06 - 18:00 von Montag bis Freitag.

Aktion

Hier wählen Sie die Aktion, die die Rechnung im Workflow weiterleitet. Sind die Aktionen nicht näher bezeichnet (Aktionen mit Konditionen), steht dort [weiter]. Gibt es keine alternativen Weiterleitungsoptionen, zeigt das Feld die einzige mögliche Aktion an.
Das webIC zeigt die möglichen Auswahlen in alphabetischer Reihenfolge an. Sie können die Reihenfolge ändern, indem Sie die Aktion im Menüpunkt [Workflow Administration] / [Tätigkeits- und Aktinnamen ändern] umbenennen. Die Reihenfolge weicht dann von der Namensvergabe im Workflow Designer ab.
Handelt es sich bei der Aktion um die "Genehmigen-Aktion" eines Genehmigungskreises nach Gruppen, zeigt das webIC nach Auswahl der Aktion die zu genehmigende Gruppe zur Auswahl an.
Ist der Benutzer zur Genehmigung mehrerer Gruppen berechtigt, bietet das webIC ihm alle Gruppen zur Auswahl an. In der Aktion können Sie immer nur eine einzelne Gruppe auswählen.

[?] Fragezeichen Symbol und [i] Sprechblasen Symbol

Das Fragezeichen Symbol zeigt an, dass zur Funktion "Rechnung an die nächste Tätigkeit übergeben" ein kontextabhängiger Hilfetext im webIC Handbuch vorhanden ist. Wenn Sie auf das Fragezeichen Symbol klicken, zeigt das webIC den Hilfetext in einem separaten Fenster an. Sie können ihn optional drucken.
Das Sprechblasen Symbol zeigt an, dass die webIC-Administration für die aktuelle Tätigkeit einen individuellen Hilfetext (Tätigkeitsbeschreibung) erfasst hat. Wenn Sie auf das Sprechblasen Symbol klicken, zeigt das webIC den individuellen Hilfetext zur Tätigkeit in einem separaten Fenster an. Sie können ihn optional drucken.

Schließen

Verwirft die Änderungen.
Klicken Sie im Falle einer Falscheingabe NICHT auf die Schaltfläche [Zurück] Ihres Browsers.
Ansonsten können Sie Ihre Rechnung erst wieder bearbeiten, nachdem Sie sich ab- und wieder angemeldet beziehungsweise
eine andere Rechnung ausgewählt haben.

Speichern & Schließen

Speichert die Änderungen an der Rechnung und schließt die Tätigkeit. Beim Überfahren mit der Maus zeigt das webIC einen Hinweistext an (Hint): "Die Rechnung wird mit allen Änderungen, Neueingaben und Zuweisungen gespeichert und geschlossen."
Haben Sie einen neuen Sachbearbeiter angegeben, erhält dieser Sachbearbeiter eine Benachrichtigungs-E-Mail.
Der E-Mailtext für die Benachrichtigung an den Sachbearbeiter enthält für jede einzelne Rechnung:
- Sender Name
- Sender E-Mail
- Tätigkeit in der gesendet wurde
- Link auf die Rechnung.

Mail versenden

Über das Briefsymbol verschickt das webIC ohne Zeitversatz eine E-Mail an den in der Rechnung eingetragenen Sachbearbeiter oder an einen einzelnen anderen Benutzer. Wählen Sie einen der möglichen Empfänger aus der Sachbearbeiter-Benutzer-Zuweisung aus.

Weiter

Schließt die aktuelle Tätigkeit ab und leitet die Rechnung weiter.
Bei mehreren alternativen Folgeaktionen treffen Sie eine Auswahl durch Klick im Auswahlfeld 'Aktion',
bevor Sie die aktuelle Tätigkeit mit [Weiter] abschließen.
Entsprechend der Parametrierung des webIC führt das webIC alternativ eine von zwei Folgeaktionen aus:
Das webIC schließt die Rechnung, und die Ansicht wechselt zum Hauptbearbeitungsfenster des webIC - oder -
Das webIC bietet die nächste Rechnung automatisch zur Bearbeitung an.
Über den Parameter 'config.ui.openNextInvoice' in der Konfigurationsdatei des webIC (webIC.conf) schalten Sie die Automatik zur Anzeige der nächsten Rechnung global an oder aus. Im Standard ist die automatische Anzeige der nächsten Rechnung ausgeschaltet, der Schalter steht auf "off". Mit "on" schalten Sie die automatische Anzeige der nächsten Rechnung an.

mögliche Fehlermeldungen nach Auswahl von [Speichern & Schließen] und [Weiter]

Nach Auswahl von Speichern & Schließen und Weiter führt das webIC bei den Rechnungsdaten folgende Prüfungen durch:
- Validierung auf Vollständigkeit der Einträge in den Pflichtfeldern, auf Logik und die formale Richtigkeit
- Prüfung auf Dubletten
Verfahren der Dublettenprüfung

Das webIC prüft neu übernommene Rechnungen auf Dubletten. Eine Rechnungsnummer gilt innerhalb des Kalenderjahres des Rechnungsdatums für einen Lieferanten innerhalb eines Mandanten unter den folgenden Bedingungen als Dublette:

1. eine Rechnung mit dieser Rechnungsnummer ist im webIC noch in Bearbeitung

2. eine Rechnung mit dieser Rechnungsnummer wurde nach Vergabe der eigenen Belegnummer verworfen

3. eine Rechnung mit dieser Rechnungsnummer wurde gebucht und exportiert

4. eine Rechnung mit dieser Rechnungsnummer wurde gebucht, exportiert und in ein Fremdarchiv übertragen

5. eine Rechnung mit dieser Rechnungsnummer wurde gebucht, exportiert und in ein Fremdarchiv übertragen und in der webIC-Datenbank gelöscht

6. eine Rechnung mit dieser Rechnungsnummer wurde über die Administration via Löschcode gelöscht

Trifft eine der Bedingungen 1. bis 4. zu, zeigt die Fehlermeldung die Rechnungs-ID der bereits vorhandenen Rechnung an.

Bei der Bedingung 5. zeigt das webIC das Löschdatum der aus der webIC-Datenbank in das Fremdarchiv exportierten Rechnung an.
Bei der Bedingung 6. zeigt das webIC die Rechnungsnummer und den Zeitpunkt der Löschung mit Datum und Uhrzeit an. Einen korrespondierenden Eintrag finden Sie im webIC Log.

Das webIC zeigt Fehlermeldungen in einer Mitteilungsbox an.
Das webIC färbt die Felder mit ungültigen oder fehlenden Eingaben rot ein. Mit [Mousehover] gibt es einen Hinweis zur Fehlerbehebung aus.

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